Tips för en lyckad konferens!

För att få ut det mesta av konferensen och skapa effektiva möten är det många bitar som måste hamna på plats.

Konferensen kan vara den starkaste interaktionen i din organisation. Vill du optimera upplevelsen för deltagarna krävs det förberedelse. Förutom att välja en anläggning som passar dig och lägga upp en tydlig mötesplan gäller det också att lägga tid och energi på detaljerna runtomkring. Här följer några tips för dig om vad du ska tänka på innan, under och efter er konferens.

Bestäm syftet.

Varför åker ni på konferens? Är det för att lära känna varandra, fira eller sätta mål för året? Se till att ha en tydlig målbild. Fundera noggrant igenom vad som ska uppnås, en konferens utan tydliga avsikter är inte att rekommendera. Man måste lägga tid på strategin och vara noga med att förmedla den till deltagarna. Alla bör få en chans att förbereda sig. Ha syftet klart innan du tittar på alternativa miljöer för konferensen och tar in offerter.

När är det läge för konferens?

Många väljer att lägga sina möten, kickoffer och konferenser på hösten eftersom det känns som en naturlig nystart efter semestern. Men det betyder inte alltid att det passar dig bäst. Vilka perioder brukar vi avsluta och utvärdera? Det är troligtvis i samband med dessa som konferensen kommer gynna er mest.

Vart ska vi vara?

Det är inte alltid ett självklart val man står inför när det är dags att välja anläggning för konferensen. Det finns en lång rad valmöjligheter av lokaler och anläggningar och tillvalen är oändliga. Med andra ord kan det lätt bli vanskligt att bestämma sig, vilket också är fullt förståeligt.

När du letar efter ”din” konferensanläggning är ett gott råd att du använder dig av en checklista att utgå ifrån för att säkerställa att anläggningen och lokalerna lever upp till era önskemål och behov. Hur många som kan tänkas delta, vad som behövs i form av mat och underhållning, vilka aktiviteter som önskas och vilka alternativ av transportmedel som finns för att ta sig till anläggningen. Med denna information framför dig blir det lättare för dig att avgöra huruvida konferensanläggningen du tittar på kommer att passa eller inte.

Vanliga frågor:

Du kommer att få en del frågor av deltagarna innan konferensen. Här är några av dem som troligtvis kommer att dyka upp.

Finns det en parkering i närheten av konferensen?

Kommer en del av föreläsningarna att spelas in? Om så är fallet, när och var kommer de finnas tillgängliga?

Finns det Wifi och vad är lösenordet?

Tanka med rätt bränsle.

Måltiderna under konferensen är en viktig del av helheten. Både frukost, lunch och fikapaus ska vara utformade med tanke på att deltagarna ska vara pigga och motiverade hela dagen.

Fika och godis är mycket gott, men för att orka hela dagen måste du fylla på med mer energi. Att ta in ny information och koncentrera sig under lång tid kräver mycket av hjärnan. Försök därför alltid att lägga till något matigare som en macka och smoothie till förmiddagsfikat. Under eftermiddagen börjar vi ofta runda av, och då kan något sött som en hembakad kaka fungera fint. Men grunda alltid morgon och förmiddag med något rejält så du orkar hänga med i allt som står på agendan.
Var noga med att ta reda på om det finns några deltagare med önskemål om specialkost.

Låt sedan den gemensamma middagen på kvällen bli en kulinarisk upplevelse.

Spara inte det bästa till sist.

De flesta väljer att spara det bästa till sist på konferensen, men varför inte testa att göra tvärtom? Genom att förlägga den spännande och inspirerande föreläsningen först istället för sist sätter du tonen för den fortsatta konferensen och får engagerade och entusiastiska konferensdeltagare.

Mer aktivitet ger ökad effektivitet.

För att hålla effektiviteten uppe kan det vara en god idé att göra någon fysisk aktivitet. När kroppen jobbar pumpas vi med ny energi. Det blir en tydlig kontrast och avbrott från möteskontexten vilket gör att våra sinnen skärps samtidigt som huvudet får chans att vila. Gäster som haft någon typ av fysisk aktivitet på schemat rör sig också med ett helt annat driv.

Dokumentera.

Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade.

Följ upp.

Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft. Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas. Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan? Gärna tillsammans med en minnesvärd konferensbild.

Lycka till!