Så planerar du en lyckad kickoff
1. Ha ett klart syfte och mål med kickoffen.
Det absolut viktigaste innan ni tar kontakt med en konferensanläggning och bokar en kickoff är att ni har ett klart syfte och mål med mötet. Annars är det lätt att resultatet inte leder till det ni önskar av kickoffen.
_________________________
2. Välj platsen med omsorg – det gör skillnad.
Ett viktigt val inför kickoffen är att bestämma vilken plats ni ska vara på. När du väljer en plats som skiljer sig från den vanliga arbetsmiljön kan hjärnan få en riktig kick. Nya miljöer utanför vår arbetsplats leder till att vi blir kreativa och gör oss öppna för nya idéer och nya sätt att lösa problem.
3. Välj en konferensanläggning som liknar ditt företags profil.
Du behöver också se till att konferensanläggningen matchar ditt företags varumärke, profil och värderingar. Och är ni ett medvetet företag som kommit långt i ert hållbarhetsarbete känns det självklart rätt att ha en kickoff på en anläggning som är har ett väl utvecklat hållbarhetstänk.
4. Hur är det med resor och kommunikationer?
Att ta sig till och från konferensanläggningen kan bli både krångligt, dyrt och dåligt för miljön. Se därför över kommunikationen till anläggningen innan du bokar. Fundera på var dina deltagare bor och hur ska kunna transportera sig till kickoffen på det snabbaste och mest miljövänliga sättet.
5. Var ute i god tid…
Januari, februari, augusti och september är högsäsong för kickoffer och många önskar samma datum. Om du vill vara säker på att du får plats på din favoritanläggning gäller det alltså att inte vänta för länge med att boka.
6. Ha några alternativa bokningsdatum.
Kika gärna i kalendern efter flera passande datum för kickoffen. På så sätt har du några olika alternativ att spela med när det blir dags att boka. Det ökar chansen för att ni kan få plats på det konferensställe som ni verkligen vill vara på!
7. Gör en budget.
Kanske låter lite trist – men för att kunna göra en bra planering behöver du veta vad du har att röra dig med. Det gör det enklare för både dig och anläggningen att komma med förslag på passande aktiviteter, menyer etc.
__________________
8. Gör ett besök på konferensanläggningen!
Ta dig gärna tid att åka och titta på anläggningen och läs recensioner innan du bokar din kickoff/konferens. Vilka faciliteter har de? Känn in atmosfären.
9. Aktiviteter är viktiga för en lyckad kickoff.
Planera in en rolig, härlig, avkopplande eller spännande aktivitet. Teambildande eller provningar? Vilket passar er kickoff?
10. Få med flera i planeringen.
Ett vanligt misstag är att kickoffer styrs upp av några få personer på företaget och att man glömmer att ta med övriga medarbetare i processen. Bjud gärna in personer från olika delar av företaget så snart det börjar pratas om kickoff, och låt dem sedan diskutera agendan med sina respektive avdelningar.
Det är viktigt att alla som planerar vet vad syftet med kickoffen är. Det är jättebra att låta olika avdelningar stå för olika delar av kickoffen. På så sätt slipper en person sitta och stressa med hela planeringen, samtidigt som det på ett naturligt sätt leder till mer engagemang och nya idéer.
11. Save the date!
Skicka en ”Save the date”-inbjudan till alla deltagare i god tid innan kickoffen. När kickoffen väl börjar närma sig skickar du en mer detaljerad inbjudan som tydligt förklarar syftet med mötet och vad som står på agendan. Ju bättre ni är på att ge bra och tydlig information till alla deltagare om kickoffens målsättningar och agenda – desto bättre är förutsättningarna för att den ska bli riktigt lyckad!
LYCKA TILL!
